Pejabat dan Tata Cara Penilaian DP3

etelah mengetahui Unsur-Unsur Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan, selanjutnya kita akan membahas pejabat yang akan menilai DP3 dan bagaimana tata cara penilaiannya. Sebelum membahas lebih lanjut kita haru mengetahui bahwa Sifat DP3 adalah rahasia dan harus disimpan dan dipelihara dengan baik. DP3 tersebut Hanya dapat diketahui oleh PNS yang dinilai, pejabat penilai atasan, pejabat penilai,  atasan  dari  atasan pejabat  penilai  (sampai yang  tertinggi)  dan  atau pejabat lain yang karena tugas atau jabatannya mengharuskan ia mengetahui DP3.

DP3 digunakan  sebagai  bahan  dalam  melaksanakan  pembinaan  atau pengembangan  karis  PNS antara lain:  dalam  mempertimbangkan  kenaikan pangkat, penempatan dalam jabatan, pemindahan dan lain-lain. Nilai dalam DP3 digunakan sebagai bahan pertimbanan untuk menetapkan suatu  mutasi  kepegawaian dalam  tahun  berikutnya  kecuali  ada  perbuatan tercela yang dilakukan oleh PNS yang bersangkutan yang dapat mengurangi atau meniadakan nilai tersebut.

PEJABAT PENILAI
Pejabat penilai adalah atasan langsung dari PNS yang dinilai, dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Serendah-rendahnya  Kepala  Urusan  atau  pejabat  lain  yangsetingkat  dengan itu,  kecuali ditentukan  lain  oleh  Menteri,  Jaksa  Agung,  Pimpinan Kesekretariatan,  Lembaga  Tertinggi/Tinggi Negara,  Pimpinan  Lembaga Pemerintah  Non  Departemen,  dan  Gubernur  dalam  lingkungan masing-masing.
2. Pejabat penilai dapat memberikan penilaian apabila ia telah membawahi PNS yang bersangkutan sekurang-kurangnya 6 bulan, kecuali  untuk  suatu  mutasi kepegawaian  maka  pejabat  penilai  dapat melakukan  penilaian  pelaksanaan pekerjaan dengan menggunakan bahan-bahan yang ditinggalkan leh pejabat yang lama.
3. Pejabat peniaia berkewajiban melakukan penilaian terhadap PNS yang secara langsung berada di awahnya.
4. Penilaian  dilakukan  pada  bulan  Desember  tiap-tiap  tahun,  jangka  waktu penilaian  mulai  bulan Januari  sampai  dengan  Desember  dalam  tahun  yang bersangkutan

Berikut ini daftar pejabat penilai di lingkungan PNS

 
 
 

KETENTUAN BAGI CPNS

1. DP-3  hanya  dibuat  dalam  tahun  yang  bersangkutan  apabila sampai dengan Desember telah 6 bulan menjadi CPNS.
2. Apabila belum 6 bulan menjadi CPNS, P-3 dilakukan dalam tahun berikutnya.
3. CPNS  yang  akan  diangkat  menjadi  PNS,  P-3  dilakukan  sekurang-kurangnya 1 tahun menjadi CPNS terhitung mulai secara nyata melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan Peraturan pemerintah Nomor 6 Tahun 1976 Pasal 12 jo Peraturan pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 Pasal 14, sehingga tidak usah lagi dibuat DP-3 nya pada Desember tahun yang bersangkutan. 

KEWAJIBAN PEJABAT PENILAI 

1. Melakukan P-3 terhadap PNS yang berada di bawahnya
2. Mengisi  dan  memelihara  buku  catatan  penilaian  yang  memuat  catatan tingkah laku/perbuatan/tindakan PNS yang menonjol baik yang positif atau negatif selama 5 tahun. Buku catatan -3 PNS yang diangkat menjadi Pejabat Negara, sedang menjalankan tugas belajar diperbantukan/dipekerjakan pada perusahaan  milik  negara,  organisasi  profesi,  badan  swasta  yang ditentukan, negara sahabat atau badan internasional tetap dipelihara oleh Pejabat Penilai dari  instansi induk  dengan  menggunakan  bahan-bahan  dari  pimpinan  yang besangkutan di mana PNS tersebut bekerja atau tugasbelajar.

TATA CARA PENILAIAN 

Penilai P3 dilakukan dengan mengisi format penilaian yang sudah ada lampirannya yakni lampiran peraturan pemerintah nomor 10 tahun 1979. Nilai dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut: 

 Amat baik  :  91 – 100 

 Baik  :  76 – 90 

 Sedang  :  51 – 60 

 Kurang  :  51 ke bawah 

Setelah melakukan penilaian kemudian selanjutnya hasil penilaian tersebut dituangkan dalam DP3, DP-3 yang dibuat dan telah ditandatangani oleh pejabat penilai diberikan secara langsung kepada PNS yang dinilai oleh pejabat penilai. Apabila tempat bekerja antara pejabat penilai dengan PNS yang dinilai berjauhan, maka DP-3 dikirimkan kepada  PNS  yang  dinilai. 

PNS  yang  dinilai  wajib  mencantumkan  tanggal penerimaan  DP-3  yang  dikirimkan  kepadanya  pada ruangan  yang disediakan. Apabila  PNS  yang  dinilai  menyetujui  penilaian  terhadap  dirinya,  ia menendatangani  DP-3  tersebut  pada  tempat  yang  disediakan,  kemudian mengembalikan  DP-3 tersebut kepada  pejabat  penilai  selambat-lambatnya  14 (empat  belas)  hari  terhitung  mulai  ia  menerima  DP-3 itu.  DP-3  yang  telah ditandatangani  oleh  PNS  yang  dinilai  diteruskan  oleh  pejabat  penilai  kepada 

atasan  pejabat  penilai  dalam  waktu  sesingkat  mungkin  untuk  mendapatkan pengesahan.

Seperti inilah contoh Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil.

Referensi:
Buku layanananan Administrasi Kepegawaian PNS 2013
http://unnes.ac.id/berita/tahun-2014-dp3-ganti-jadi-skp/
http://kaltimbkd.info/index.php/id/brosur-layanan-kepegawaian/266-daftar-penilaian-pelaksanaan-pekerjaan-dp3-pegawai-negri-sipil
http://www.candrawira.com/2013/03/panduan-penilaian-dp3-pegawai-negeri.html

Unsur-Unsur Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan atau DP3 adalah  penilaian  yang  diberikan atasan  bertujuan untuk memperoleh  bahan-bahan pertimbangan yang obyektif dalam pembinaan PNS, dan dilaksanakan dalam kurun waktu sekali setahun  oleh  pejabat penilai,  yang  dituangkan dalam  daftar  Penilaian Pelaksanaan pekerjaan (DP3).

Menurut (Moekijat, 1991:99) Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan adalah penilaian  individu  mengenai pelaksanaan  pekerjaan  di  tempat  kerja  dan kesanggupan  untuk  memperolah  kemajuan  secara sistematis.

Sedangkan menurut (Mokhamad Syuhadak, 1996:72) Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Merupakan penilaian hasil kerja yang dicapai oleh pegawai, artinya meliputi jumlah dan mutu yang dihasilkan sesuai standar yangditetapkan

DP3 bertujuan sebagai petunjuk  bagi  setiap  Pegawai  Negeri  Sipil  dan  Pejabat  Penilai  dalam menyusun Sasaran Kerja Pegawai sesuai dengan bidang tugas jabatannya. Selain itu DP3 juga berfungsi agar setiap pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Penilai dapat menyusun Sasaran Kerja Pegawai sesuai dengan bidang tugas jabatan masing-masing, serta dapat mengetahui capaian Sasaran Kerja Pegawainya.

Dasar hukum DP3 adalah Undang undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok Pokok Kepegawaian jo. undang undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang PerubahanUndang-undang Nomor 8 Tahun 1974. Serta Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1979 Tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil.

DP3

Unsur-Unsur Penilaian
1.  Kesetiaan 
Kesetiaan  adalah  kesetiaan, ketaatan  dan  pengabdian  kepada  Pancasila, UUD-45, Negara dan pemerintah. Kesetiaan juga dapat diartikan sebagai  tekad  dan  kesanggupan  mantaati,  melaksanakan dan mengamalkan  sesuatu  yang  ditaati  dengan   penuh  kesadaran  dan tanggungjawab.

Selain kesetiaan hal lain dalam unsur kesetiaan yang akan dinilai adalah pengabdian. Pengabdian itu sendiri adalah  penyumbangan  pikiran  dan  tenaga  secara  ikhlas dengan mengutamakan kepentingan umum diatas kepentingan golongan atau pribadi.

2.  Prestasi Kerja
Prestasi kerja  adalah  hasil  kerja  yang  dicapai oleh seseorang  PNS dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya.  Prestasi  kerja  dapat  dipengaruhi  oleh:  kecakapan,  ketrampilan, pengalaman dan kesungguhan PNS yang bersangkutan.

Rincian prestasi kerja dapat diukur dengan menggunakan daftar penilaian sebagai berikut:

3.  Tanggung jawab 
Tanggung  jawab  adalah  kesanggupan  seorang  PNS  dalam menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan kepadanya dengan sebaik-baiknya dan tepat pada waktunya  serta  berani  memikul  atas  keputusan  yang diambilnya  atau tindakan yang dilakukannya.

4.  Ketaatan 
Ketaatan  adalah  kesanggupan   ketulusan  hati  seorang PNS  untuk  mentaati segala  peraturan perundangan  dan  peraturan  kedinasan  yan  berlaku. Ketaatan juga termasuk mentaati  perintah  kedinasan yang  diberikan  oleh atasan  yang  berwenang, serta kesanggupan untuk tidak melanggar larangan yang ditentukan.

5.  Kejujuran 
Kejujuran adalah ketulusan hati seorang PNS dalam melaksanakan tugas dan kemapuan  untuk  tidak menyalagunakan  wewenang  yang  diberikan kepadanya.

Berikut ini format penilaian pada aspek kejujuran:

6.  Kerjasama 
Kerjasama  adalah  kemampuan  seorang  PNS  untuk  bekerja  bersama-sama dengan  orang  lain  dalam menyelesaikan  sesuatu  tugas yang  ditentukan sehingga mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesar-besarnya.

7.  Prakarsa
Prakarsa  adalah  kemampuan  seorang  PNS  untuk  mengambil  keputusan, langkah-langkah  atau melaksanakan  suatu  tindakan  yang  diperlukan  dalam melaksanakan tugas pokok tanpa menunggu perintah dari atasan.

8.  Kepemimpinan 
Kepemimpinan  adalah  kemampuan  seorang  PNS  untuk  meyakinkan  orang lain  sehingga  dapat dikerahkan  secara  maksimal  untuk  melaksanakan  tugas pokok. (khusus untuk PNS yang berpangkat Pengatur Muda golongan ruang II/a ke atas yang memangku suatu jabatan).

Cara Penanganan Dokumen Arsip Kepegawaian

Setelah mengetahui jenis-jenis arsip kepegawaian bagi PNS maka seorang pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen tersebut dengan baik, penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.

Pada umumnya penanganan dokumen terbagi menjadi 3 bagian yakni:

1. Pengurusan/Penanganan Dokumen

2. Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen

3. Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen

Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya, silahkan Saudara merujuk pada artikel tersebut. Namun untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.

Buku pencatatan arsip yang digunakan disebut juga buku penjaga administrasi kepegawaian, adapun buku tersebut terdiri dari:

1) Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN)

2) Daftar Nama Pejabat Struktural 

3) Daftar Nama Pejabat Fungsional 

4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil 

5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai NegeriSipil (PNS) 

6) Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS) 

7) Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU) 

8) Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG) 

9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)

10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah 

11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya 

12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS) 

13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat 

14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar 

15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya 

16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Bentuk format masing-masing buku penjaga administrasi kepegawaian dapat dibuat menyesuaikan dokumen yang akan dicatat pada buku tersebut. Format yang dibuat mengikuti informasi yang terdapat pada masing-masing dokumen kepegawaian. Berikut ini satu contoh dokumen kepemilikan kartu tunjangan pensiun (TASPEN)

sumber gambar:
 http://dokumengofur72.blogspot.com/2013/05/taspen.html

Dari contoh dokumen taspen tersebut, dapat dibuat buku daftar kepemilikian kartu TASPEN dengan format yang yang dapat ditentukan oleh instansi terkait, dengan tidak lupa melampirkan fotocopy kartu taspen tersebut.

Setelah masing-masing dokumen kepegawaian dicatat pada buku penjaga administrasi kepegawaian, maka selanjutnya warkat/dokumen kepegawaian sudah dapat disimpan sebagaimana arsip lainnya menggunakan sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Menganalisa Kebutuhan Pegawai

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan. Analisis jabatan meliputi:

1. Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan. 
2. Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu, 
3. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.

ilustrasi kebutuhan pegawai

Selain prinsip-prinsip diatas ada beberapa hal lain yang mesti dicermati dalam penyusunan formasi pegawai, yakni:

1. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.
2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini. Persediaan pegawai disebut juga dengan Bezetting.
3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.
4. Standar kemampuan Rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil. Standar kemampuan rata-rata pegawai disebut standar prestasi rata-rata pegawai.
5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.

Sistem Penyusunan Formasi Pegawai

Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang ligkup. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja.

Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi. 

Metode

Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :

• Hasil kerja
• Objek kerja
• Peralatan kerja
• Tugas per tugas jabatan

penysunan formasi pegawai

Prinsip Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

1. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.
2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.
3. selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak berubah

Prinsip-Prinsip Penyusunan Formasi Pegawai

Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas Pemerintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru yang mengisi unit bagian yang semakin banyak. Untuk merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai analisis analisis kebutuhan pegawai.

Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan: 

a. Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain. 

b. Sifat Pekerjaan 

Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumahrumah sakit pemerintah. 

c. Perkiraan Beban Kerja 
Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

d. Perkiraan Kapasitas Pegawai 

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan. 

e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat, 

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi. 

ilustrasi

f. Analisis Jabatan 

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.

g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan 

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu. 

h. Peralatan yang tersedia 

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah 

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.

Lalu bagaimana penyusunan formasi pegawai untuk swasta?, hal apasajakah yang harus dipertimbangkan?. Untuk perusahaan swasta berukuran kecil perekrutan pegawai baru lebih ditekankan pada kebutuhan perusahaan dan dana yang tersedia, namun untuk perusahaan berskala besar, prinsip diatas juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan selain prinsip-prinsip yang tentunya dimiliki perusaan sendiri.

Materi terkait dapat dilihat pada Modul Administrasi Kepegawaian.